Selain peta jabatan, pembentukan organisasi berikut perubahan dan penyempurnaannya selalu harus dilengkapi dengan dokumen analisis jabatan, analisis beban kerja, informasi faktor jabatan, dan evaluasi jabatan. Keseluruhan dokumen tersebut, bukanlah entitas yang berbeda, masing-masing dari dokumen itu saling terkait dan melengkapi. Tidak bisa menyusun peta jabatan dengan mengabaikan dokumen lainnya.
It is not a document only
Betul bahwa peta jabatan adalah sebuah dokumen yang menampilkan kedudukan sebuah jabatan dalam struktur organisasinya dengan mode grafis organigram. Tapi hal itu tidak menjadi alasan untuk membonsai peta jabatan sekedar gambar struktur organisasi.
Tidak salah dipahami bahwa peta jabatan adalah dokumen yang dipersyaratkan saat mengajukan usul pembentukan, perubahan, atau penyempurnaan organisasi. Tapi hal itu tidak cukup mengkerdilkan peta jabatan menjadi illustrasi grafis dari bentuk organisasi.
Peta jabatan adalah gambaran illustratif tentang rentang kendali, batasan kewenangan, cakupan tanggungjawab, garis koordinasi, dan formasi gerak roda organisasi. Tanpa peta jabatan, bentuk organisasi menjadi tidak jelas dan berpotensi kehilangan dayanya dalam mencapai tujuan pendirian atau pembentukannya.
Sampai disini, apa masih kita sepelekan peta jabatan sekedar dokumen an sich?
Peta Jabatan, mulai dari mana?
Organisasi pada rumusan awalnya adalah menggerakkan berbagai tugas dan fungsi menuju satu titik visi. Kesamaan visi itu yang menjadi ruh organisasi, tugas fungsi menjadi energi geraknya. Tanpa visi yang sama, tak mungkin berdiri sebuah organisasi. Visi yang sama pun tak akan terartikulasi tanpa implementasi tugas dan fungsi.
Implementasi tugas dan fungsi dalam organisasi kemudian ditakar dari sisi bobot atau beban kerja (work load) sehingga dipandang perlu diwadahi oleh jabatan tertentu. Sampai level ini, belum tentu sebuah jabatan membutuhkan unit, bisa jadi hanya sekedar nomenklatur jabatan saja. Jika bobotnya semakin tinggi, maka dapat dipertimbangkan untuk dibentuk unit.
Sederhananya, akumulasi tugas dan fungsi itu yang membuat sebuah unit dalam organisasi bisa dibentuk. Bukan sebaliknya. Bukan dibuat unit kerjanya baru kemudian dipikirkan pekerjaannya atau tugas fungsi unit itu apa.
Artikel terkait:
Pada tingkat inilah peta jabatan menjadi titik penting dalam penataan organisasi. Coba diperhatikan dengan seksama: peta jabatan berada di awal pembentukan dan juga hadir di akhir penyempurnaan organisasi; peta jabatan disusun sebagai penerjemahan atas uraian jabatan, batasan kewenangan, cakupan tanggungjawab, dan rentang kendali yang disimbolisasikan dalam bentuk grafis; peta jabatan menjadi sistem yang menjaga tata kerja organisasi agar tetap berada pada track tugas dan fungsi.
Fatsun dalam menyusun peta jabatan kemudian adalah harus dipastikan keselarasannya dengan uraian jabatan, batasan kewenangan, cakupan tanggungjawab, dan rentang kendali. Tidak perlu diperdebatkan apakah peta jabatan dulu yang dibuat atau lainnya. Peta jabatan exists in the beginning and at the end.
Mohon maaf tidak ada uraian teknis dalam tulisan ini, karena memang ini didedikasikan pada pembenahan sudut pandang tentang peta jabatan. Hanya tiga hal yang hendak ditegaskan: Pertama, hentikan memperlakukan peta jabatan sekedar dokumen tanpa makna; Kedua, pahami kemutlakan pada keselarasan peta jabatan dengan uraian jabatan, batasan kewenangan, cakupan tanggungjawab, dan rentang kendali organisasi; dan Terakhir, peta jabatan berada di awal dan akhir dari proses penataan organisasi.
Tabik,WHS
