[Baca juga: Alur penataan organisasi]
Dalam konteks itu, mudah untuk dipahami bahwa posisi regulasi merupakan sentral gerak bagi program penataan organisasi. Tanpa pijakan regulasi, program penataan organisasi tidak akan terwujud dan/atau cacat hukum.
Dalam konteks Kementerian Agama, tahun 2018 ini sudah layak untuk dijadikan sebagai momentum penataan regulasi terkait dengan kriteria, tata cara, dan sistem aplikasi tentang penataan organisasi Kementerian Agama.
Selain karena usia regulasi yang ada sudah kurang sesuai dengan dinamika regulasi lainnya, juga masih terdapat berbagai kebutuhan penataan organisasi yang belum memiliki payung regulasi internal Kementerian Agama.
Sebagaimana tercantum dalam caption diatas, terdapat setidaknya 3 topik utama yang disoroti dalam catatan ini terkait dengan pembenahan regulasi tentang penataan organisasi, yaitu: kriteria, tata cara, dan sistem aplikasi.
Memperjelas Kriteria
Topik pertama yang disoroti dalam penataan regulasi terkait penataan organisasi adalah tentang kriteria. Organisasi pada Kementerian Agama memiliki tingkat dinamika yang sangat tinggi. Selain dikarenakan kuantitas organisasi yang memang besar juga karena varian dari bentuk organisasi yang sangat beragam.
Kompleksnya bentuk keorganisasian kementerian agama, membutuhkan kejelasan kriteria saat mengoperasikan program penataan organisasi. Tanpa kriteria, penataan organisasi akan parsial dan berpotensi tidak linear dan inkonsisten.
[baca juga: Mengukur tanpa ukuran]
Andaikan sudah ada kriteria tapi tidak jelas, maka penataan organisasi akan membutuhkan proses panjang dan penuh dengan dugaan-dugaan.
Walhasil, kriteria akan mengantarkan kita pada pola penataan organisasi yang berbasis kepastian dan berproses penuh keterbukaan.
Kriteria dalam penataan organisasi harus dibuat dalam dua kategorisasi; kriteria kuantitatif yang bersifat on-off, ada dan tidak ada; dan kriteria kualitatif yang membutuhkan penilaian atau pembobotan. Kriteria pertama itu mutlak, sedangkan kedua adalah pendukung. Penilaian pada kriteria kedua hanya dilakukan setelah lolos dari pemeriksaan kriteria pertama.
Untuk mendukung pengklasifikasian kriteria tersebut diatas, perlu disajikan juga templates penilaian kriteria. Untuk kriteria kuantitatif tentu hanya cukup check listings saja. Sedangkan untuk penilaian atas pemenuhan kriteria kualitatif membutuhkan penetapan bobot. Item kriteria kualitatif tidak harus selalu berbobot sama.
Memastikan Tata Cara
Penataan organisasi bukanlah moment sekali jadi, tetapi proses panjang yang melalui berbagai mekanisme. Dengan demikian, penataan organisasi mengasumsikan hadirnya tata cara. Mekanisme yang dilalui dalam proses panjang penataan organisasi tidak bisa dibiarkan diatur secara sepihak, baik itu oleh pengaju maupun pemilik otoritas penetapan. Mekanisme proses itulah yang kita sebut tata cara.
Tata cara dalam penataan organisasi harus berasaskan pada prinsip kepastian, selain tentunya keterbukaan. Kepastian tata cara hanya akan tercapai jika sudah ditetapkan dalam seberkas regulasi.
Tidak bisa terbayangkan tata cara penataan organisasi dijalankan tanpa regulasi. Jika hal itu terjadi, maka penataan organisasi akan tercipta dalam tata cara yang 'semaunya'. Jika tata cara itu tidak pasti, maka proses dan produk dari penataan organisasi pun memasuki area abu-abu alias unclear.
Regulasi tentang tata cara penataan organisasi harus dilengkapi dengan SOP dan business process-nya. Lebih sempurna lagi jika itu ditampilkan dalam bentuk illustrasi gambar dan chart. Dengan demikian, penjelasan secara naratif akan lebih terbantu.
[baca juga: Pelayanan adalah kepastian]
Akan sangat membantu, jika dalam setiap tahapan tata cara dicantumkan durasi yang dibutuhkan untuk setiap prosesnya. Tentu penentuan time line ini hanya dilakukan jika sistem sudah terbangun dengan baik.
Standarisasi
Karakter regulasi tentang penataan organisasi haruslah memastikan agar dokumen apapun dalam kepentingan penataan organisasi tersusun dalam format yang sama. Dengan dokumen yang sama maka pola evaluasi dan validasi atas dokumen itupun akan mudah. Kesamaan bentuk dokumen itu hanya bisa jika regulasi mengatur sampai ke level standar dari dokumen tentang penataan organisasi.
Standarisasi dokumen untuk keperluan penataan organisasi mengasumsikan bahwa regulasi yang disusun itu harus mencantumkan format dokumen dalam bentuk contoh-contoh yang rinci. Contoh dimaksud dimulai dengan studi kasus dan dilengkapi dengan tata cara pengisian dokumen. Berbagai Peraturan Kepala BKN dapat dijadikan contoh saat menyusun regulasi penataan organisasi agar rinci, jelas, dan terstandar.
Kesemua dokumen yang terstandar itu harus tercantum dalam link pada sistem aplikasi penataan organisasi agar memudahkan setiap pihak yang akan mengisi dokumen tersebut.
Standarisasi dalam konteks penataan organisasi pun menjadi problem solver dalam pengelolaan satuan kerja kementerian agama yang terbesar dan tersebar. Maksudnya, jumlah kuantitas satuan kerja yang banyak tidak akan menjadi beban saat alat ukur penataannya sudah terstandar.
Reward and Punishment
Regulasi dihadirkan untuk mengatur. Logika dasarnya, setiap hal tidak mau diatur karena punya kehendak bebas sendiri-sendiri. Kehadiran regulasi itu untuk membatasi atau lebih tepatnya mengelola kebebasan agar terbatasi oleh hal-hal tertentu.
Dengan logika dasar tersebut, keberadaan regulasi perlu memiliki unsur reward and punishment. Tanpa unsur tersebut, regulasi tak lagi bergigi. Hal tersebut disebabkan oleh logika sederhana bahwa jika kita diharuskan melakukan sesuatu karena regulasi tertentu, maka pertanyannya: imbalan apa yang kita dapatkan jika kita mematuhi regulasi itu, begitu juga sebaliknya, hukuman apa yang akan menimpa jika kita tidak mengindahkan tuntutan regulasi.
[baca juga: Regulasi harus ber-konsekuensi]
Mekanisme reward and punishment ini tentu akan memacu para pelaku penataan organisasi untuk sepenuhnya menerapkan tata cara yang sudah diatur dan mematuhi kriteria yang sudah ditetapkan.
Target Pembenahan Regulasi
Terdapat beberapa tema yang, menurut kami, perlu dilengkapi dengan regulasi terbaru dalam konteks penataan organisasi, diantaranya adalah: perubahan organisasi pusat, Perubahan organisasi vertikal, Pendirian madrasah, penegerian madrasah, pembentukan KUA, pendirian PTKN, perubahan bentuk PTKN, pembubaran PTKN, pemberian izin operasional PTKS, perubahan bentuk PTKS, dan pencabutan izin operasional PTKS.
Selain itu, pembenahan regulasi untuk penataan organisasi pun harus dapat melakukan pemutakhiran pada ketentuan tentang analisis jabatan, analisis beban kerja, informasi faktor jabatan, evaluasi jabatan, peta jabatan, dan evaluasi kelembagaan.
Jika berbagai target pembenahan organisasi ini tersusun segera, maka langkah berikutnya dalam penataan organisasi akan terarah dan terukur. Kalau sudah demikian, kompleksitas organisasi kementerian agama akan terkelola dengan baik bahkan teroptimalisasi menjadi energi positif untuk peningkatan kinerja kementerian agama.
Mengakhiri pekan kedua di awal 2018
