Tanpa kewenangan, sebuah jabatan menjadi tidak ada. Selain kewenangan, hal lain yang melekat pada jabatan hanyalah sekedar efek lanjut semata, tidak utama. Karena faktor kewenangan berada pada titik sentral, keberperanan seorang pejabat diukur dari seberapa efektif kewenangannya bekerja.
Batasan Kewenangan
Efektivitas kewenangan disini dimaknai dalam bentuk optimalnya gerak mesin organisasi setelah kewenangan sebuah jabatan berfungsi sesuai dengan batasan minimal dan maksimalnya. Tidak mengerjakan yang dibawah kewenangannya, pun jangan melirik kewenangan lain yang diatasnya.
[baca juga: Organisasi-pekerjaan-mana-lebih-dulu?]
Fokusnya seorang pejabat pada kewenangannya sendiri akan menjadi indikator penting saat kita mengukur tingkat kompleksitas iklim organisasi. Semakin tinggi kepatuhan pada batasan kewenangan tiap jabatan, semakin produktif iklim organisasi.
Sampai disini, kita mulai memasuki pemahaman penting bahwa di satu sisi kewenangan merupakan urat nadi sebuah jabatan. Tapi di sisi lain, jika kewenangan itu melewati batas minimal dan maksimalnya, maka ia akan menjadi energi destruktif bagi iklim organisasi.
Keluarnya kewenangan dari batasannya akan menjadi pemicu kuat menuju konflik yang merembet ke tata laksana, bahkan semrawutnya alur kerja layanan yang berujung pada menurunnya kinerja organisasi.
[baca juga: Mengukur-tanpa-ukuran]
Secara sederhana, kami sering mengillustrasikan bahwa buruknya iklim organisasi dipicu oleh kita yang acapkali menyibukan diri untuk mengomentari tugas orang lain sampai lupa menuntaskan tumpukan berkas di meja sendiri.
Jenjang Kewenangan
Kewenangan pada masing-masing jabatan tidaklah sama. Obyek dari tugas tentu menjadi batasan paling kasat mata. Kepala Dinas Kesehatan bertugas mengelola rumah sakit, sedangkan Kepala Dinas Pendidikan menangani sekolah. Rumah sakit dan sekolah sebagai obyek tugas tidak bisa ditukar-tukar.
Namun keberbedaan jenjang kewenangan akan sedikit blur, abu-abu, atau kurang jelas, ketika berada pada satu rumpun peta jabatan dan obyek kerja yang sama. Contohnya, pengelolaan penerbitan KTP. Pihak RT, RW, Kelurahan/Desa, Kecamatan, dan Kabupaten/Kota memiliki andil dalam proses terbitnya KTP. Arsirannya kemudian adalah, setiap tingkat jabatan itu memiliki batasan kewenangan masing-masing.
[baca juga: Diberhentikan-dari-jabatan]
Keberbedaan jenjang jabatan dalam perspektif kewenangan, dalam analisis kami, terjadi dalam dua faktor: pertama, faktor jenjang jabatan dan kedudukan jabatan pada peta jabatan.
Pertama, bedanya kewenangan karena faktor jenjang jabatan lebih mudah dipahami. Semakin tinggi jenjang jabatan, maka semakin besar kewenangannya. Jabatan paling bawah berwenang untuk membuat draft surat, misalnya. Jabatan diatasnya memiliki kewenangan untuk mengkoreksi draft itu, baik itu menyetujuinya atau mencoret beberapa kalimat atau bisa jadi ide dasar dari surat itu.
Selanjutnya, surat itu naik lagi ke jabatan di level berikutnya. Pejabat di level ini, berwenang untuk melakukan double correction terhadap surat tersebut. Konsekuensinya juga sama; bisa disetujui atau diperbaiki kembali. Demikian seterusnya sampai ke level pejabat yang berwenang untuk membubuhkan tandatangan dari surat tersebut. Batasan dan keberbedaan kewenangannya jelas, mudah dipahami, dan simple.
Adapun tentang pejabat level mana yang berhak menetapkan sebuah dokumen yang dilambangkan dengan pembubuhan tandatangan itu tergantung pada jenis dan sifat dari dokumen tersebut dan regulasi yang mengaturnya.
Kedua, tidak samanya kewenangan akibat dari berbedanya kedudukan jabatan pada peta jabatan. Jabatan bisa pada jenjang yang sama, tetapi kedudukan dalam peta jabatan masing-masing dimungkinkan berbeda. Dalam kondisi itu, maka kewenangan jabatan yang sama jenjang itu pun akan berbeda.
[baca juga: Kata-kerja-operasional-anjab]
Mudahnya seperti ini. Ada dua jabatan Kepala Subbagian, yang satu berada di sebuah unit kerja yang dikepalai oleh pejabat level Kepala Biro sedangkan yang kedua bertugas di unit yang pejabat tertingginya hanya level Kepala Bagian. Jabatan Kepala Subbagian pada peta jabatan pertama lebih rendah kewenangannya dibandingkan Kepala Subbagian pada peta jabatan yang kedua.
Dengan kalimat lain, semakin besar unit kerja tempat anda bertugas maka semakin kecil kewenangan yang anda miliki dibandingkan dengan rekan anda yang berada pada level jabatan yang sama tapi ia bertugas di unit kerja yang lebih kecil.
Sampai disini sepertinya mulai kita ketahui bersama bahwa pemahaman tentang kewenangan jabatan masing-masing dalam sebuah organisasi menjadi penting sebagai garansi berjalannya roda organisasi on the right track.
[baca juga: Mempertegas-arah-organisasi]
Selain itu, pemahaman yang baik pada kewenangan jabatan pun akan mengantarkan kita pada pikiran untuk saling mengapresiasi peran setiap pihak dalam organisasi yang berkontribusi sama pentingnya bagi organisasi.
Sruput dulu kopinya,WHS
