Keperluan korespondensi, pengelolaan keuangan, penataan SDM, perencanaan program, penyediaan kebutuhan rumah tangga, pengaturan keorganisasian dan tata kerja, dan administrasi lainnya dipenuhi dan tersedia pada fungsi kesekretariatan.
Keberadaan kesekretariatan, kelancaran prosedur kerja dalam kesekretariatan, serta kepatuhan seluruh komponen organisasi pada mekenisme kesekretariatan menjadi prasyarat mutlak keberhasilan organisasi.
Pertanyaannya kemudian, dimanakah letak kesekretariatan dalam relasinya dengan keberlangsungan fungsi substansi dari organisasi?
Keniscayaan hadirnya kesekretariatan dalam organisasi ini tidak terkecualikan oleh jenis organisasi. Apapun bentuk keorganisasian selalu membutuhkan topangan fungsi kesekretariatan. Tanpa itu, organisasi hanya menjadi sekelompok orang yang bekerja untuk sebuah tujuan tapi tanpa peraturan yang disepakati bersama.
Dalam fungsi kesekretariatan setidaknya harus menyediakan beberapa sub-fungsi utama, diantaranya: perencanaan, keuangan, SDM, keorganisasian, tata laksana, rumah tangga, dan hukum. Dengan tersedianya semua sub-fungsi tersebut, maka kebutuhan bagi fungsi substansi organisasi akan terpenuhi dan tersedia dengan baik.
Misalkan, organisasi yang fungsi substansinya pendidikan. Berbagai program terkait dengan pendidikan diselenggarakan oleh organisasi ini. Dari sejak perencanaan, persiapan, pelaksanaan, evaluasi, dan pelaporan, program pendidikan selalu membutuhkan administrasi kesekretariatan.
Asumsi dasarnya kemudian adalah bahwa kesekretariatan akan berada di setiap logic frame program organisasi. Mulai perencanaan sampai pelaporan, program apapun dalam organisasi mengasumsikan hadirnya aspek kesekretariatan.
Dengan standing position kesekretariatan seperti itu, maka apakah petugas yang mengelola kesekretariatan harus berkedudukan di setiap unit kerja dalam organisasi? Jawabannya bisa iya bisa tidak, tergantung pada cakupan unit kerjanya karena fungsi tidak selalu harus diterjemahkan menjadi penempatan SDM yang menjalankan fungsi itu.
Artikel lainnya:
- Lima Jurus Sekretariat
- Sekretariat Nadi Organisasi
- menegaskan Posisi Sekretariat
- Flow Pelayanan Terpadu
Namun yang dapat dijawab dengan tegas adalah bahwa kesekretariatan menjadi sentral dari upaya mengoperasikan organisasi. Dari unit kerja mana pun sebuah program berjalan pada sebuah organisasi pasti meniscayakan dipenuhinya prasyarat kesekretariatan di dalamnya.
Next question is... apakah setiap pimpinan unit kerja dapat menyusun sebuah konsep dan meminta persetujuan langsung ke pimpinan organisasi? Jawabannya, tidak. Tegas kami memandang seperti itu karena sebelum pimpinan organisasi menyetujui dan/atau menetapkan sebuah konsep yang diajukan unit kerja di bawahnya ia harus memastikan prasyarat dan prosedur administratif sudah terpenuhi dengan baik. Saat itulah kewenangan kesekretariatan mengemuka.
Pimpinan organisasi hanya dapat menyetujui dan/atau menetapkan sebuah konsep program jika telah diperiksa, dikoreksi, dan disetujui oleh pimpinan unit kerja kesekretariatan.
Dengan pola seperti itu, maka operasionalisasi program akan lebih terjamin kesesuaiannya dengan berbagai mekanisme kesekretariatan yang pada gilirannya kemudian akan memastikan akuntabilitas program.
Tidak mudah memang, tapi demi berjalannya tertib berorganisasi kesekretariatan harus diletakan sebagai terminal dari seluruh program dalam organisasi, termasuk memberikan kewenangan pada kesekretariatan untuk menjadi filter terakhir sebelum sebuah konsep program ditetapkan.
Royal Amaroossa BogorWHS
