Tidak sedikit karyawan beranggapan bahwa bekerja di sekretariat itu tidak strategis karena tidak bersentuhan langsung dengan substansi visi dan misi organisasi. Namun apakah mungkin substansi keberadaan organisasi akan tercapai tanpa topangan sekretariat? Kita akan lihat jurus apa saja yang membuat seseorang yang bekerja di sekretariat memegang peran strategis.
Setelah pada catatan sebelumnya tentang Sekretariat Nadi Organisasi sudah semakin jelas positioning sekretariat dalam organisasi. Catatan ini akan meneruskan logika yang bersumber dari pemahaman Sekretariat Nadi Organisasi agar kemudian menjadi pola action yang tepat.
1. Regulation Minded
Bekerja di unit mana pun pada organisasi mengasumsikan ruang besar untuk berlogika. Tapi di sekretariat, logika hanya boleh bergerak pada batasan regulasi. Sekretariat memfokuskan dirinya pada kerangka regulasi.
Setiap unit organisasi hanya dapat bekerja berdasarkan regulasi. Untuk kepentingan itu, mereka dapat menyusun kerangka regulasi dimaksud tetapi pada ujungnya akan menghadapi sekretariat karena pada desk sekretariat inilah sebuah regulasi diharmonisasi dan dilegislasi.
2. Big Picture
Pelayanan manajerial yang disediakan sekretariat mencakup seluruh unit dalam organisasi. Cakupan yang menyeluruh dari sekretariat ini hanya mungkin dilakukan jika siapapun yang bekerja disitu memiliki kemampuan melihat keseluruhan pekerjaan organisasi dalam big picture.
Misalkan saat membahas rancangan regulasi yang diajukan, sekretariat harus memiliki wawasan yang mumpuni untuk menjalankan perannya sebagai regulator. Wawasan yang dimaksud disini bukanlah parsial tapi justru universal dan holistik. Demikianlah perspektif big picture menjadi jurus sekretariat.
3. Replicated Works
Salah satu standar kerja di dunia sekretariat adalah rutinitas. Sekretariat selalu dihadapkan pada pekerjaan yang sama berulang-ulang. Repetisi pekerjaan ini akan duplikatif jika dieksekusi secara parsial seolah mengerjakan hal yang berbeda.
Ketika kita beranjak ke posisi pandang yang lebih tinggi untuk melihat semua problematika keorganisasian secara makro, maka sesungguhnya tidak akan ada hal yang menyendiri. Semua dalam organisasi selalu terhubung. Saat itulah yang kami maksud, pekerjaan di sekretariat harus sedapat mungkin direplika dari pekerjaan lai yang sejenis. Jangan biasakan diri mengulang pekerjaan yang sama dari tahun ke tahun.
4. Integrated Links
Dukungan manajerial selalu saling terkait. Perencanaan, SDM, keuangan, keorganisasian, hukum, humas, dst akan sangat terkait. Dikarenakan pekerjaan pada setiap desk di sekretariat itu terhubung secara interatif, maka jurus kerja di sekretariat pun harus terhubung dan terintegrasi.
[Baca juga: Sekretariat itu Terminal]
Pada setiap unit di sekretariat harus ada desk khusus yang bertugas merawat sinkronisasi lintas unit di internal kesekretariatan. Dengan integrated links, seluruh unit substansi program akan mudah memahami kebijakan kesekretariatan sehingga memperkecil peluang duplikasi desain.
5. Applied by System
Bagian terakhir ini harus hati-hati diurainya karena akan sangat mempengaruhi keseluruhan jurus pada sekretariat. Sistem bukanlah nama benda, bukan pula produk. Sistem adalah mekanisme atau cara kerja yang sudah selesai dari A sampai Z. Sistem mutlak harus menjadi kiblat sekretariat, akan sangat beresiko jika kerja sekretariat tidak berdasarkan sistem.
Sedangkan sistem aplikasi adalah cara kerja yang sudah diterapkan dan dijalankan dengan dan berdasarkan pada sistem. Sistem aplikasi ini harus menjadi bagian penting dalam jurus sekretariat agar semua kinerja sekretariat terjaga oleh sistem bukan person, suasana, atau moody.
Seperti apakah kira-kira jika lima jurus tersebut digunakan dalam mengelola sekretariat? We discuss later about it, soon.
The Alana Hotel BogorTabik,
WHS
