Fungsi sekretariat berada pada posisi sentral dari pelaksanaan organisational mandatory, apapun bentuk keorganisasiannya. Sekretariat berada sebelum program dimulai, saat dilaksanakan, dan kembali hadir di tahap akhir, yakni pelaporan.
Dalam catatan ini, kami coba kaji dan pahami apa yang digariskan oleh Sekjen Kemenag, Prof. Dr. v positioning sekretariat dalam organisasi kementerian. Tentu ini hanya perspektif kami menangkap arahan Sekjen. Bisa jadi tidak sama persis dengan yang dimaksud, tetapi at least, pointers besarnya kami rekam dari arahan beliau.
Development
Peran pengembangan dilaksanakan oleh sekretariat dalam konteks penyediaan berbagai struktur dan infra-struktur yang menjamin dan merangsang program substantif dari unit kerja lainnya agar memasuki ke tahapan lebih lanjut.
Misal dari peran ini adalah pengembangan sistem aplikasi. Program bagi sebuah organisasi besar selevel kementerian membutuhkan pemapanan (establishment) dari 2 sisi; mapan secara regulatif dan mapan secara implementatif. Penetapan regulasi selain menjadi dasar sebuah program, juga memastikan kenyamanan para pelaksana program atas setiap hal yang dilaksanakan atas nama regulasi tersebut.
Sedangkan pemapanan program pada ranah implementasi salah satunya dengan pengembangan sistem aplikasi. Tentu harus kita sama-sama insyafi bahwa sistem aplikasi bukanlah ajang gagah-gagahan agar program tampil kece atau nama anda terpublikasi dan terabadikan dengan sistem aplikasi itu, bukan.
[baca juga: Sekretariat itu terminal]Sistem aplikasi dihadirkan untuk menjaga agar prosedur dan mekanisme dalam sebuah program diatur dan dikelola by system yang sama artinya dengan minimalisasi human error dan membatasi pola pelayanan yang dibangun atas dasar pola human by human.
Sekretariat berkewajiban memastikan bahwa pelbagai kebijakan pada unit direktorat jenderal, badan, pusat, dan unit lainnya dapat dengan mudah diakses oleh publik melalui mekanisme yang pasti, mudah, dan invulnerable.
Coordination
Semua unit kerja memiliki program yang berbeda. Sifat, karakter, objek, pola, dan juga targetnya. Namun sejauh apapun perbedaan itu, tetap saja semuanya harus berada pada track yang sama yaitu sesuai dengan visi dari organisasi induknya dan berjalan pada misi yang hendak dicapai oleh organisasi induknya.
Memastikan keselarasan program dengan visi dan misi itulah yang menjadi beban sekretariat. Membangun pola koordinatif dalam organisasi bukan hal biasa, karena sejatinya organisasi adalah berbagai fungsi yang tersebar tetapi mengarah pada titik visi dan misi yang sama melalui jalur koordinatif yang difasilitasi sekretariat.
Communication
Sekretariat tidak disejajarkan dengan unit substansi program. Bukan berarti sekretariat berada diatas unit lainnya, tetapi sekretariat memiliki kemampuan untuk menjembatani keterhambatan komunikasi antar unit pada organisasinya maupun antar organisasinya dengan organisasi lainnya.
Komunikasi tidak mudah dilakukan jika pihak yang berkomunikasi itu merasa dirinya lebih besar atau tidak sama dengan pihak lainnya. Sepuluh unit eselon I selain Sekretariat Jenderal di Kementerian Agama tidak perlu dipilah-pilah karena kesemuanya adalah satuan kerja pada satu kementerian. Saat ada program yang berarsiran antar unit eselon I, peran Setjen menjadi sentral untuk menjembatani pola komunikasinya agar terbangun kesepahaman yang produktif demi kementerian.
Acceleration
Perubahan adalah faktor mutlak bagi daya tahan organisasi menghadapi dinamika yang tak ada hentinya di sekitar organisasi. Setiap unit kerja dituntut untuk terus melakukan perubahan guna pemenuhan layanan publik sebagai asas keberadaan organisasi.
Perubahan bukanlah domain sekretariat jenderal, karena peran sekretariat jenderal berada diatas sekedar perubahan, yaitu percepatan atas setiap skema perubahan. Titik tekan peran sekretariat jenderal menjadi berbeda karena setiap unit berada pada peran substansi program kementerian, sedangkan sekretariat jenderal disebutkan berperan sebagai "dukungan manajemen"
Perlu dipahai ulang bahwa term "dukungan" pada fungsi dasar sekretariat jenderal itu sama sekali jauh dari pemahaman menjadi secondary program, bukan. Dukungan yang disajikan sekretariat jenderal inilah yang akan mensubslimasi program substansi menjadi terimplementasi dengan tepat, cepat, dan akurat. Peran akselerator perubahan ini menjadi penting untuk dipahami.
Facilitation
Produk sekretariat digunakan oleh semua unit. Dari sudut sebaliknya, produk semua unit akan bermula dan berakhir melalui proses sekretariat. Dengan perspektif seperti itu, maka kinerja Kementerian Agama sebagai kementerian/lembaga (K/L) yang berpostur organisasi besar, sangat bertumpu pada gerak langkah sekretariat.
Fungsi fasilitatif yang diemban sekretariat jangan dipahami sekedar peran penjembatan, penghubung, dan penyedia area. Fasilitasi yang disajikan oleh sekretariat mengasumsikan penguasaan komprehensif para pengelola sekretariat pada program substantif dari unit kerja di sekitarnya.
Fasilitasi hanya berhasil dilakukan saat sang fasilitator paham betul ultimate goals yang sedang ditujunya itu apa, track mana yang harus ditempuh, dan bagaimana jurus terampuh menuju kesana. So, fasilitator tidak mungkin sekedar supporter, tapi the real of king makers.
Kembali ke awal, pencapaian organisational mandatory hanya akan menjadi kenyataan saat sekretariat mengoptimalkan fungsi development, coordination, communication, acceleration, dan facilitation.Bisakah kita? YES WE CAN!
Semangat!!
WHS
